KVKK AYDINLATMA METNİ
6698 SAYILI KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KANUNU GEREĞİNCE AYDINLATMA 1. VERİ SORUMLUSUNUN KİMLİĞİ
Bu bilgilendirme, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması (KVK) Kanunu kapsamında, Veri Sorumlusu sıfatıyla, Ankara Üniversiteli Öğretim Üyeleri Yardımlaşma Derneği ve Sandığı üyelerine, üye adaylarına, çalışanlarına, düzenlediği etkinliklere/faaliyetlere katılan kişilere ve hukuki ilişkide ve iletişimde bulunduğu kişilere aydınlatma yükümlülüğünü yerine getirmek üzere yapılmaktadır.
2. GENEL İLKELER
Derneğimiz Anayasa’nın 20. maddesine ve KVK Kanunu’nun 4. maddesine uygun olarak, kişisel verilerin işlenmesi konusunda; hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun, doğru ve gerektiğinde güncel; belirli, açık ve meşru amaçlar doğrultusunda; amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü bir biçimde kişisel veri işleme faaliyetinde bulunmaktadır. Derneğimiz kanunlarda öngörülen veya kişisel veri işleme amacının gerektirdiği süre kadar kişisel verileri saklamaktadır.
Derneğimiz, Anayasa’nın 20. ve KVK Kanunu’nun 5. vd. maddeleri gereğince, kişisel verileri, kişisel verilerin işlenmesine ilişkin KVK Kanunu’nun 5. maddesindeki şartlardan bir veya birkaçına dayalı olarak işlemektedir.
Derneğimiz, Borçlar Kanunu’nun 419. maddesi gereğince, 6698 s. KVK Kanunu saklı kalmak kaydıyla, üyelerin, üye adayların, çalışanların ve çalışan adaylarının kişisel verilerini, işe yatkınlık, hizmet sözleşmesinin, belge kullanım sözleşmesinin, sınav ve dernek hizmet sözleşmesi ile işbirliği protokollerinin ifası amaçlarına dayalı olarak işlemektedir.
Derneğimiz, Anayasa’nın 20. ve KVK Kanunu’nun 10. maddelerine uygun olarak, kişisel veri sahiplerini aydınlatmakta ve kişisel veri sahiplerinin bilgi talep etmeleri ve kanundan doğan haklarını kullanmak üzere başvurmaları durumunda gerekli bilgilendirmeyi yapmakta, başvurulara yasal süresi içinde yanıt vermektedir.
Derneğimiz KVK Kanunu’nun 6. maddesine uygun olarak özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesi bakımından öngörülen düzenlemelere uygun hareket etmektedir.
Derneğimiz, KVK Kanunu’nun 8. ve 9. maddelerine uygun olarak, kişisel verilerin aktarılması konusunda kanunda öngörülen kurallara uymakta ve KVK Kurulu tarafından alınan karar ve yayınlanan tebliğler ile güvenli ülke listelerini dikkate alarak uygulama yapmaktadır.
3. KİŞİSEL VERİLERİN HANGİ AMAÇLA İŞLENECEĞİ
Kişisel verileriniz aşağıdaki durum ve koşullarda veri sorumlusu ya da atayacağı tüzel/gerçek kişiler tarafından işlenebilmektedir;
- Derneğimize elektronik ortamda ve/veya başka yollarla üyelik başvurusunda bulunan bireysel/kurumsal başvuru sahiplerinin, üye olması onaylanan üyelerin ve üyeliği devam eden kişilerin verileri, her türlü faaliyetlerimize bağlı diğer amaçlarla kaydedilmekte ve işlenmektedir. Söz konusu kişisel veriler, faaliyetlerimizde ve bu amaçlarla sınırlı olarak Derneğimizin iş ortağı olan kişi ve kuruluşlar ile de paylaşılmakta ve bu verilerin gizliliğini muhafaza konusunda gerekli taahhütler talep edilmektedir.
- Çalışanlarımızın ve çalışan adaylarımızın kişisel verileri, Derneğimiz insan kaynakları politikalarının yürütülmesinin sağlanması amacı doğrultusunda; Derneğimizin insan kaynakları politikalarına uygun şekilde açık pozisyonlara uygun personel temini, Derneğimiz insan kaynakları politikalarına uygun şekilde insan kaynakları operasyonlarının yürütülmesi, Çalışan memnuniyeti ve bağlılığı süreçlerinin yürütülmesi, Çalışanlar için iş akdi ve mevzuattan kaynaklanan yükümlülüklerin yerine getirilmesi, Çalışanlar için yan haklar ve menfaatleri süreçlerinin yürütülmesi, çalışan adayı seçimi, özlük işlerinin yönetilmesi, eğitim ve kariyer planlarının belirlenmesi, iş sağlığı ve güvenliği çerçevesinde yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve gerekli tedbirlerin alınması amacıyla kaydedilmiştir ve işlenmektedir. Söz konusu kişisel veriler, aynı amaçlarla ve bu amaçlarla sınırlı olarak Derneğimizin iş ortağı olan kişi ve kuruluşlar ile de paylaşılmakta ve bu verilerin gizliliğini muhafaza konusunda gerekli taahhütler talep edilmektedir.
3.1. Toplantılarımız, Etkinliklerimiz ve Eğitimlerimizin Katılımcılarının Kişisel Verileri
Başta Derneğimizin düzenlediği zorunluluk niteliğindeki toplantılar (Genel Kurul Toplantıları, Olağanüstü Genel Kurul Toplantıları, Denetleme Kurul Toplantıları vb ), Eğitimler ve Ulusal/Uluslararası Projeler gibi etkinlikleri gibi faaliyetlerinin gerçekleştirilebilmesi için katılımcılarımızın da kişisel verilerin işlenmesi gerekli bulunmaktadır. Bu veriler, özellikle yasal yükümlülükler, fiziksel mekan güvenliğinin temini, iletişim faaliyetlerinin yürütülmesi, organizasyon ve etkinlik yönetimi, pazarlama analiz çalışmalarının yürütülmesi, performans değerlendirme süreçlerinin yürütülmesi, reklam/kampanya/promosyon süreçlerinin yürütülmesi, risk yönetimi süreçlerinin yürütülmesi, saklama ve arşiv faaliyetlerinin yürütülmesi, sözleşme süreçlerinin yürütülmesi, sponsorluk faaliyetlerinin yürütülmesi, talep / şikayetlerin takibi, ziyaretçi kayıtlarının oluşturulması ve takibi amaçlarına dayalı olarak işlenmektedir. Söz konusu kişisel veriler, aynı amaçlarla ve bu amaçlarla sınırlı olarak Derneğimizin iş ortağı olan kişi ve kuruluşlar ile de paylaşılmakta ve bu verilerin gizliliğini muhafaza konusunda gerekli taahhütler talep edilmektedir.
Tüm faaliyetlerimizde bu konuda uzman kuruluşlardan/kişilerden hizmet alınması yoluna giderilebilmektedir. Buna göre anılan kuruluşlar/kişiler ile veri paylaşılması söz konusu olabilmektedir. Kişisel verilerin bu şekilde paylaşılmasının söz konusu olduğu durumlarda Derneğimiz, söz konusu kuruluşlar ile özel gizlilik ve kişisel verilerin korunmasına ilişkin maddelerin yer aldığı sözleşmeler/beyanlar hazırlamakta ve gereken taahhütleri alarak hareket etmektedir.
4. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNİN HUKUKİ DAYANAKLARI
Derneğimiz tarafından kişisel verilerin işlenmesine yönelik hukuki dayanaklar farklılık gösterse de her türlü kişisel veri işleme faaliyetinde 6698 sayılı Kanun’un 4. maddesinde genel ilkelere uygun olarak hareket edilmektedir.
5. KİŞİSEL VERİ TOPLAMANIN YÖNTEMİ VE HUKUKİ SEBEBİ
Kişisel verileriniz, Derneğimiz veya Derneğimiz adına veri işleyen gerçek ya da tüzel kişiler tarafından; internet sitesi, başvuru formları, anketler, beyanlar, iş başvuru formları, belge sözleşmeleri, iş sözleşmeleri, işbirliği protokolleri, sosyal medya uygulamaları sözlü, yazılı veya elektronik kanallar aracılığı ile açık rızanız ile toplanmaktadır. Bu bilgiler, Derneğimizin faaliyetlerinin, yasalar çerçevesinde sunulabilmesi ve bu kapsamda Derneğimizin sosyal amaçlarını sürdürebilmesi ve yasalardan doğan mesuliyetlerini eksiksiz ve doğru bir şekilde yerine getirebilmesi gayesi ile edinilir.
6. KİŞİSEL VERİSİ TARAFIMIZCA İŞLENEN İLGİLİ KİŞİLERİN HAKLARI
Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında, kişisel verilerinize ilişkin olarak aşağıdaki haklara sahipsiniz:
- Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
- Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
- Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
- Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
- Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
- Kişisel verinizin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde, verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
- Talebinizce düzeltilen ya da silinen bilgilerinizin, eğer aktarılmış ise kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
- Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.